Rok 2006 je prvním rokem, na konci něhož jsem dělal celoroční účetní uzávěrku. Jde sice “jen” o jednoduché účetnictví, ale dalo mi to hodně zabrat. Tenhle článek by měl spíš posloužit jako notes pro mé nápady, jak všechno lépe organizovat. Tak, aby příští rok bylo méně práce a aby všechno bylo přehledné, což teď teda vůbec není:-(
I. Problém skladu, skladových zásob, logistiky
Největší problém mám asi se skladem. Mám asi 10-15 dodavatelů, kteří mi komisně dodávají více než 100 CD titulů. “Inventury” jsem dělal za rok asi dvě. Vždycky mi to víceméně plus mínus vyšlo, ale týden po inventuře už jsem v tom měl zase bordel. Celý proces od doby, co přijde objednávka je takovýto:
- přijde objednávka
- kontrola, jestli je objednané zboží na skaldě
- kontrola způsobu platby (dobírka, převod na účet)
- napsání faktury, složenky, podacího lístku, v případě platby na účet napřed čekám, až peníze přijdou
- odeslání objednávky poštou
- Kontrola b. účtu, jestli přišly peníze
- potvrzení přijetí – nastavení objednávky jako vyřízené
Napsat e-mail zákazníkovi, že děkuji zabere asi dvě minuty, napsání a vytištění faktury je asi na 10 minut, složenka a podací lístek trvá asi 5 minut, poštovní záležitosti (s frontou) vyjdou na 15 minut průměrem. Celkem je to přibližně 30 minut na vyřízení jedné objednávky. Když je na skladě! Pokud objednávka není na skladě, musím řešit s vydavatelem, buď, že mi ji pošle, anebo spíš, že se pro ni osobně zastavím. Tuhle část budu chtít do budoucna úplně vypustit a poprosit jen o poštovní řešení objednávek.
Evidenci skladu si vedu v účetním systému, ale ten není propojený s obchodem. Navíc, jakmile jsem v něm jednou začal mít bordel, už to nejde úplně uspořádat. Ze začátku jsem si vedl evidenci ještě v Exelu, udržel jsem ji srozumitelnou asi tři měsíce:-(
Další čas zabírá komunikace s vydavateli – dodavateli. Vyúčtování s ními dělám většinou jednou za dva měsíce a jde vlastně o takovou malou inventuru. Vždycky mi to zabere tak 2,3 hodiny.
Přemýšlím, že asi nejlepší způsob bude, řešit všechno písemně, ne přes ekonomciký software, ale pěkně tištěně. Ekonomický soft mi pak bude sloužit k vystavování faktur, účetní uzávěrky. Přemýšlím, co bych si měl zapisovat. Cílem je, abych v jakékoliv chvíli mohl zjistit, s kolika penězi na účtu můžu operovat. Udělám si dokument v Excelu, který potom vytisknu. Budou na něm tyto sloupce:
- Seznam labelů, kapel, desek
- Nákupní cena, prodejní cena, rabat na 1ks
- Počátečení stav (aktuální inventura)
- Měsíce roku 2007 a mezisoučet skladu
Vždycky, když příjde objednávka, napíšu čárku do příslušného měsíce. Mezisoučet vyplním na konci každého měsíce, to dám zároveň i vědět dodavatelům, kolik se prodalo… A hned zjistím, kolik je z toho mých. Takhle by mohly odpoadnout ty 2,3 hodiny. Vyúčtování bych prováděl tak, že bych jen okopíroval tabulku a poslal ji distributorovi.
Finální verze: evidence